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En el artículo anterior vimos juntos lo útil que es para su empresa organizar un evento. Resumiendo: el evento corporativo es una herramienta de marketing que le permite principalmente: – “humanizar” su marca – secuestrar la comunicación empresarial basada en sus clientes/participantes – responder inmediatamente a las necesidades/cuidado/dudas de los participantes. Pero, ¿cómo se organiza un evento? Veamos los pasos básicos juntos: Determina el propósito del evento y sus objetivos. Parece demasiado lógico dar tal consejo, pero hay que ponerlo todo en blanco y negro para considerar cada uno de los factores: lugar ideal para el evento, presupuesto, naturaleza de las presentaciones, cantidad (o tipología) de invitados, estrategias a implementar específicamente. ¿Cuál es el resultado ideal? ¿Qué quieres conseguir? Después de definir el evento (formación, ventas, propuestas, etc.), piense por qué lo está organizando. Ser consciente de las razones puede ayudarle a concentrarse y motivar. Seleccione la fecha y la hora. Sin duda, es uno de los aspectos más importantes de la planificación. Simplemente fije una fecha y hora en la que nadie pueda presentarse para frustrar cualquier preparación, por muy grande que fuera. Además, evita elegir un día demasiado lejano o demasiado cercano: en el primer caso, los huéspedes se olvidarán de él, en el segundo caso, tendrán otros planes. En teoría, los invitados deben informarse acerca del evento con dos semanas de anticipación. Este momento es ideal: apenas han hecho otros compromisos, y entonces es más fácil recordar a todos la invitación una o dos veces antes de la fecha real. Así que intenta enviar las invitaciones un par de semanas antes. Calcule el número de invitados. Teniendo en cuenta el presupuesto y la capacidad de su ubicación, ¿cuántas personas pueden invitar? En algunos casos, sólo se permite la entrada a aquellos que tengan entradas o invitación. Esto facilita la planificación. Muchos son rezagados o invitados adicionales, como socios o amigos. Y tenga en cuenta que cuanta más gente participe, más personas sabrán lo que ofrecen. Establezca un presupuesto. Determine la extensión del evento con su equipo. Sea flexible en cuanto al presupuesto a invertir calculando siempre factores inesperados (múltiples participantes en eventos). Es flexibilidad, pero dentro de ciertos límites: se centra en una buena relación entre el presupuesto a invertir y los objetivos que se quieren conseguir con el evento. Organizar un equipo. Prepare a su equipo de la mejor manera posible. Cada miembro del equipo debe gestionar una sección específica y aprovechar lo que más le convenga. A gran escala, una organización eficaz sólo es posible si cada miembro del equipo se centra en un solo aspecto. Envíe invitaciones. ¡Es lo primero que hay que hacer! La invitación es la “tarjeta de visita” del evento. Es la primera impresión que la gente da de lo que puede esperar, y es una forma de decidir si ir o no ir allí. En resumen, debe ser convincente. Considere las invitaciones a través de redes sociales. Son grandes herramientas de boca en boca y le permiten saber quién participará y establecer un memo. Examine a los invitados. Haga un breve análisis del tipo de participantes en su evento para estructurar un evento lo más cerca posible de sus características, reflejando sus expectativas y haciéndoles sentir involucrados y parte integral de su empresa. Ofrezca un regalo. ¿Quieres que los huéspedes recuerden la maravillosa noche que pasaron? En realidad, sin embargo, probablemente quieres más. ¿Quiere que visiten su sitio web y hablen de su empresa? Para estar seguro de que el evento se transforma en una experiencia para ser contado, prepara regalos. Ya sea una foto, un cupón de descuento o un bolígrafo, los huéspedes deben repensar la experiencia positivamente y tener en cuenta. Descubra cómo nuestro programa de fidelización puede hacer crecer su negocio Usted también puede querer: Cómo crear un evento en Facebook Aproveche las oportunidades y aprovéchese de ellas.